2026年英国个体经营者的 Making Tax Digital 指南:谁必须加入、4个截止日期、免费软件与罚款 (HMRC, Xero, FreeAgent, Jobbit Pro)

截至2026年10月3日,下一个截止日期是2026年11月7日。如果你在2024至2025税务年度的个体经营收入与租金收入合计超过 £50,000,你就属于第一批,HMRC(英国税务海关总署)要求你届时通过软件提交季度更新,不管有没有人通知过你。HMRC 统计这一批的个体经营者和房东超过864,000人。到2026年8月12日,已有超过570,000人完成注册,超过436,000人提交了第一次更新,而从9月起,HMRC 已开始自行为其余的人办理注册。

许多个体经营者并没有做好准备。IPSE 和 Sage 对1,000名个体经营者做的一项调查于2025年12月发布,结果显示只有30%的人清楚了解即将发生的变化,三分之一的人仍然用纸笔记账。本指南按照手艺人和自由职业者的实际需要,讲解 Making Tax Digital(英国税务数字化制度,简称 MTD)适用于个体经营者的规则。内容包括谁在范围内、何时开始、从现在到2028年的每一个日期、软件的真实成本、罚款如何运作,以及一个使用真实数字的算例。相关规则于2026年10月3日在 GOV.UK 上查阅。本文是指南,不是税务建议,而且苏格兰的所得税档位与示例不同。

我们如何核对本指南

1. 先看 GOV.UK。 每一条规则都来自 HMRC 自己的指南页面(大多在2026年3月至9月间更新过),以及设定门槛的法规。

2. 当天看到的价格。 软件价格于2026年10月3日在各公司官网查看。FreeAgent、Xero、QuickBooks 和 123 Sheets 的标价不含 VAT。Coconut 和 Clear Books 没有说明,请在结账时确认。

3. HMRC 自己的数字。 人数和成本估算来自 HMRC 的统计数据及其税务信息与影响说明,每个数字只用一个来源。

4. 示例注明是示例。 下文的电工是我们根据已公布的2026至2027年税率计算出来的示意。

谁必须使用 Making Tax Digital,从什么时候开始

Making Tax Digital for Income Tax(所得税数字化申报)适用于已登记 Self Assessment(自行申报)的个人,包括个体经营者、房东,或两者兼有。它分三步实施,每一步都参照更早一年的税务申报表:

• 从2026年4月6日起: 2024至2025税务年度的合资格收入超过 £50,000。

• 从2027年4月6日起: 2025至2026年度的合资格收入超过 £30,000。

• 从2028年4月6日起: 2026至2027年度的合资格收入超过 £20,000。

最容易让人误解的词是合资格收入。它指你来自个体经营和来自房产的总收入相加,在扣除任何开支之前。它是营业额,不是利润。一位水管工开出 £58,000 的发票,扣除材料和货车后留下 £31,000,他就属于第一批。通过 PAYE 缴税的工资、股息、养老金以及合伙企业利润份额都不计算在内。HMRC 自己的例子:£25,000 租金加上 £27,000 个体经营收入等于 £52,000,超过了门槛。HMRC 的合资格收入指南列出了所有情形。

还有四点决定你是否在范围内:

• 你不需要等通知信。 你2024至2025年度的申报表已经决定了你今年的身份。从2026年9月起,HMRC 一直在为符合条件但尚未自行办理的人注册,只使用它已掌握的信息。

• 有限公司不在其内。 HMRC 表示无意把 Making Tax Digital 引入公司税。合伙企业暂未纳入,也没有日期。

• 以后可以退出。 加入之后,如果你的合资格收入连续三个税务年度低于门槛,就可以停止使用。

• 可以提前加入。 在你的开始日期之前就可以自愿注册。自愿加入者迟交季度更新不会受罚,但迟交申报表会在两个罚分时被罚 £200。

如果你还在考虑以什么形式经营,sole trader 与 self-employed 对比指南比较了各种结构的税负。

Making Tax Digital 日历:到2028年的每个日期

在2028年1月第一次最终申报之前,两套系统并行运行。第一批人的季度更新已经开始,而去年的税务申报表仍按旧方式提交。

你也可以选择按日历季度计算(截至6月30日、9月30日、12月31日和3月31日),截止日期同样是这四个,条件是在当年第一次更新之前做出选择。日期来自HMRC 的季度更新指南。HMRC 只说明了2026至2027年度免罚分,没有说明第二批是否也有自己的宽限年。

陷阱在于2027年1月31日。那份申报表涵盖2025至2026年度,按旧系统和旧罚款规则提交,而它的收入数字大约九周后就决定你是否加入第二批。

季度更新详解与完整算例

更新里包含什么

季度更新不是税务申报表,也不是账单。它是你的软件发出的一组汇总数字:总收入和总支出,如果你的营业额达到 £90,000 或以上,还要按类别拆分。HMRC 不会收到你的收据或发票。五条规则让它比听起来简单:

• 更新是累计的。 每一次都涵盖从税务年度开始到该期间结束的全部数据,所以7月的错误会在10月的数字中得到更正。

• 你不需要按季度缴税。 缴税日期保持不变:1月31日,另有两次预缴下一期税款(payments on account),分别在1月31日和7月31日。

• 没有业务的季度也要更新。 没有收入也没有支出,仍然要提交。

• 每项业务有各自的记录。 两项业务就是两套记录和两次更新,英国境内的房产另算一次。

• 可以提前发送。 从该期间结束之日起到截止日期之间的任何时候都可以,如果预计不会再有交易,最早可在期间结束前10天发送。

每条数字记录都需要金额和日期,如果营业额达到 £90,000 或以上,还需要类别。低于这个数,把每一笔标为收入或支出就够了。记录必须在1月31日截止日期之后至少保存五年。年底时,税务申报表变成最终申报,通过软件提交。你可以用与季度更新不同的产品来做。

算例:一位个体经营的电工

Sam 是利兹的一名电工。他2024至2025年度的营业额是 £58,000,所以自2026年4月6日起他就在 Making Tax Digital 范围内。他2026至2027年度的四次更新如下:

• 截至7月5日,2026年8月7日到期: 收入 £14,500,支出 £5,200。

• 截至10月5日,2026年11月7日到期: 收入 £30,000,支出 £10,600。

• 截至1月5日,2027年2月7日到期: 收入 £45,500,支出 £16,000。

• 截至4月5日,2027年5月7日到期: 收入 £60,000,支出 £21,000。

他全年的利润是 £39,000。扣除 £12,570 个人免税额后,£26,430 按20%征税,即 £5,286.00。同样 £26,430 按6%缴纳 Class 4 National Insurance(国民保险),是 £1,585.80。合计 £6,871.80,在扣除已预缴款项后,通过他的最终申报在2028年1月31日前结清。请注意是什么让 Sam 进入这个制度:是他2024至2025年度的 £58,000 营业额,而不是扣除开支后留下的利润。

软件:免费的、便宜的,以及 HMRC 不提供的

HMRC 自己不做 Making Tax Digital 软件。你要从HMRC 的软件指南中选择一款商业产品,HMRC 不推荐其中任何一款。2026年10月3日的价格:

• FreeAgent: 个体经营者每月 £19。如果你持有 NatWest、Royal Bank of Scotland、Ulster Bank 或 Mettle 的商业账户则免费(Mettle 要求每月至少有一笔交易)。

• Xero: Ignite 套餐每月 £18,限每月20张发票和10张账单,然后是 Grow 套餐,每月 £39。

• QuickBooks: Sole Trader Plus 每月 £10,前六个月减免90%。

• Coconut: 每年 £129.99,包含季度更新和年终申报。

• Clear Books: 为个体经营者和房东提供免费套餐,官方称没有时间限制也没有交易笔数限制,付费附加功能如 VAT 申报或工资单从每月 £5 起。

• 供电子表格用户使用的桥接软件: Coconut 的桥接套餐每年 £49.99,123 Sheets 第一年在半价折扣后收费 £19.75 加 VAT。

如果你没有登记 VAT,在不含 VAT 的标价之上还要加 VAT,所以每月 £19 变成 £22.80。

是的,你可以继续用电子表格。只要由桥接软件发送数字,HMRC 就允许使用电子表格记录。关键在于数字链接规则:数字一旦进入你的记录,就必须以电子方式传送到提交环节,不能重新输入,也不能复制粘贴。

HMRC 在2025年9月重新发布的税务信息与影响说明估计,第一批人的平均额外成本约为设置 £285,此后每年 £115。如果你更愿意交给别人,2026年10月3日四家公司公布的价格范围是:仅做季度更新,每月 £15 外加 £199 起的设置费;软件加四次更新和最终申报,每月 £49 加 VAT;更全面的套餐从 £79 加 VAT 起。HMRC 对2023至2024年度申报表的统计显示,合资格收入超过 £50,000 的人中,75%已经在使用会计师或其他税务代理。你的会计师必须逐个为你注册:他们现有的授权不会自动替你办理。

罚款:罚分、罚金和宽限年

2026至2027税务年度,HMRC 对迟交季度更新不给罚分。这是宽限年,不是假期。你仍然必须发送全部四次更新才能提交申报表,而迟交2026至2027年度的税务申报表(2028年1月31日到期)确实会得到一个罚分。

从2027至2028税务年度起,迟交季度更新开始计罚分,依据HMRC 的罚款指南:

• 每错过一个截止日期计一分, 无论是季度更新还是申报表。

• 累计四分即罚 £200, 只要你停留在四分,之后每错过一次再罚 £200。

• 如果低于四分,罚分24个月后失效。 一旦到了四分,只有连续12个月按时提交并补交所有未交的材料,才能清零。

逾期付款是另一回事,它适用于差额补缴款,不适用于预缴款。如果在到期日后15天内付款,没有罚款。对于2026至2027年度,也就是新规则下的第一年,你有30天时间(仅限一次)全额付款或商定付款计划。如果逾期超过30天,HMRC 会在第15天按未付税款的3%收费,第30天再按未付税款的3%收费,之后按仍欠金额每年10%收费。到2027至2028年度,这两笔3%变成4%。如果 Sam 没有任何预缴款而欠全部 £6,871.80,每一个3%的档次就是 £206.15。逾期付款利息另外按 Bank of England 基准利率加4%收取,基准利率为3.75%时就是7.75%。如果你及早联系 HMRC 并商定付款计划,只要你遵守计划,罚款就会暂停。利息仍会累积。

豁免:谁不必这样做

有些人自动获得豁免,无需申请:

• 合资格收入 £20,000 或以下。

• 没有 National Insurance 号码。

• 代表他人行事的人, 例如受托人和已故者的遗产代理人。

• 持有授权书的人或由法院指定监护代理人的人, 除非情况发生变化。

• 一个临时群体,到2027年4月为止, 其2024至2025年度申报表中包含诸如平均计税减免(主要由农民和创意工作者使用)或合资格护理减免(寄养照护者和共享生活照护者)之类的项目。

其他无法使用软件的人必须申请成为数字排除对象。HMRC 接受的理由包括年龄、健康或残疾、居住在没有网络的地方,或者宗教信仰不允许使用电脑。仅凭一直用纸质申报、不熟悉软件,或者额外的时间和费用,HMRC 不予接受。你要通过电话或信件申请,不能在线办理,并且应在开始日期之前完成。HMRC 的豁免指南列出了详细情况。如果你获得豁免,就继续提交普通的 Self Assessment 申报表。

每周例行事务,以及 AI 智能体如何帮忙

每周十分钟

• 一个商业账户。 业务的所有支付都从它走,并把银行数据同步连接到你的软件。

• 当天拍下收据。 材料、燃油、工具、停车费。放在货车车门袋里的收据,就是你到一月份找不到的收据。

• 每周整理一次。 把每一笔标为收入或支出,如果营业额达到 £90,000 或以上,再加上类别。

• 每个季度结束后的第一周检查。 查看累计总数,修正异常之处,并在7日之前很早就发出更新。

• 所有材料保存五年。

AI 智能体能做什么,不能做什么

先说清楚限度:通用的 AI 智能体不是 HMRC 认可的软件,不能替你发送季度更新。ChatGPT、Claude、Gemini、Microsoft Copilot、Manus 和 Meta 的 Muse 可以解释规则,Jobbit 的智能体也可以。智能体的用处在于软件周围的准备工作。粘贴任何内容之前,先删掉你的税务参考号、National Insurance 号码和银行信息,然后试试:

这是我4月6日至7月5日的银行流水导出。请把每一行标为收入或支出,标出看起来属于个人的项目,并列出没有收据的付款。

• 整理银行流水导出。 每一行都标为收入或支出,并给出建议类别,可直接用于你的软件或桥接电子表格。请自己检查每一行,因为你要对自己的记录负责。

• 找出漏洞。 问问哪些付款没有对应的收据,哪些发票还没收到款。

• 解释 HMRC 的来信。 把信粘贴进去,问问它要求什么、截止到什么时候。

• 起草提醒。 让它为每个7日列一份清单,然后把日期放进你自己的日历。

• 开具为记录提供数据的发票。 免费发票生成器可生成带编号的发票,发票指南说明了每张发票必须包含的内容。

• 把款项付到你的商业账户。 在 Jobbit Pro 上,客户的付款在你开工前就被托管(escrow),客户批准工作后释放。提现在1至5个工作日内到达你的英国银行账户,你的软件的银行数据同步会在那里获取。没有订阅费,只在有偿工作完成时收取费用。

• 从第一天起就有免费智能体积分。 新账户可获得300积分的注册奖励,另外每天100个免费积分,无需银行卡。

• 资料完善后获得网站。 完善你的 Jobbit Pro 资料,你就会得到一个带咨询表单、展示你服务的网站。

更全面的工具集见英国自由职业者的 AI 工具指南。

要避免的错误

• 把 £50,000 当作利润。 判断标准是扣除开支之前的营业额,个体经营和房产合计。

• 等通知信。 你以前的申报表已经决定了一切,而且 HMRC 现在自己在为人们办理注册。

• 寻找 HMRC 的免费软件。 并不存在。有免费选项,但它们是有限制的商业产品。

• 手工抄写数字。 把电子表格中的总数重新输入另一个工具,违反数字链接规则。请使用桥接软件。

• 忘了2027年1月31日。 去年的申报表仍然按旧方式到期,旧的 £100 罚款依然适用。

• 跳过没有业务的季度。 零申报的更新也是更新。

• 以为会计师已经替你注册。 请他们书面确认你已注册,以及每次更新由谁发送。

未来30天的计划

• 第1周:弄清你的位置。 查出你2024至2025年度的营业额,以及根据你自己的记录得出的2025至2026年度营业额。前者超过 £50,000,说明你现在就在范围内。后者超过 £30,000,说明你从2027年4月6日开始。

• 第2周:选择软件。 如果你在 NatWest、RBS、Ulster Bank 或 Mettle 开户,先从 FreeAgent 的免费优惠开始。如果你离不开电子表格,就选一个桥接工具。否则,按限制条件而不是折扣来比较两个付费套餐。

• 第3周:把记录更新到最新。 如果你现在就在范围内,把4月6日以来的所有内容录入或导入,并发送所有逾期的更新。今年迟交更新没有罚分,所以迟交远胜于不交。如果你从2027年开始,就利用这段时间练习。

• 第4周:建立例行习惯。 当天收据、每周整理一次、每个7日前一周设一个提醒。然后创建你的 Jobbit Pro 资料,让新的工作在付款已被托管的情况下到来。

常见问题

作为个体经营者,我需要注册 Making Tax Digital 吗?

需要,如果你在2024至2025税务年度的合资格收入超过 £50,000,那么你现在就应该已经在使用了。门槛从2027年4月6日起降至 £30,000,从2028年4月6日起降至 £20,000。自2026年9月起,HMRC 一直在为符合条件但尚未注册的人办理注册。

Making Tax Digital 的 £50,000 限额是按营业额还是按利润计算?

按营业额。合资格收入是你来自个体经营和房产的总收入,在扣除开支之前。开出 £58,000 发票、利润为 £39,000 的人超过了门槛。

Making Tax Digital 季度更新什么时候到期?

8月7日、11月7日、2月7日和5月7日。2026年4月6日至10月5日这一期的更新在2026年11月7日到期。更新是累计的,所以每次都涵盖截至目前的整个税务年度。

在 Making Tax Digital 下我需要按季度缴税吗?

不需要。季度更新是汇总,不是账单。税款仍在1月31日到期,适用时预缴款在1月31日和7月31日支付。

Making Tax Digital 有免费软件吗,HMRC 提供吗?

HMRC 不提供自己的软件。有免费的商业选项:持有 NatWest、RBS、Ulster Bank 或 Mettle 商业账户时 FreeAgent 免费,一些供应商提供有限制的免费套餐。电子表格用的桥接软件在 Coconut 每年约 £50,在 123 Sheets 第一年约 £20 加 VAT。

如果我错过了季度更新会怎样?

在2026至2027税务年度,迟交季度更新不给罚分,但你仍然必须先发送它们才能提交申报表。从2027至2028年度起,每错过一个截止日期计一分,四分会被罚 £200。

我还能用电子表格做 Making Tax Digital 吗?

可以,但要配合 HMRC 认可的桥接软件,由它从电子表格中发送数字。数字一旦进入你的记录,就不得在工具之间重新输入或复制粘贴总数。

我怎样才能用更少的杂务应付 Making Tax Digital?

保持一个商业账户,当天拍下收据并每周整理,然后让软件发送更新。对于开工前就托管付款的工作,请创建免费的 Jobbit Pro 个人资料:注册即送300个免费智能体积分,另外每天100个,资料完善后获得网站,开工前付款已托管(escrow),在有偿工作完成之前不收任何费用。