Koszty działalności w UK: 40 pozycji do odliczenia w 2026 i 10 niedozwolonych

Ostatni tydzień stycznia. Masz reklamówkę paragonów, aplikację bankową i zeznanie podatkowe, które chce jednej liczby w polu "koszty uzyskania przychodu". Odliczasz oczywiste pozycje, pomijasz wszystko, czego nie jesteś pewien, i płacisz podatek od pieniędzy, których tak naprawdę nie zarobiłeś.

Każde 100 £ kosztów działalności, które pominiesz, kosztuje podatnika w stawce podstawowej 26 £. Ten przewodnik wymienia 40 kosztów, które według GOV.UK (oficjalnego portalu brytyjskiego rządu) jednoosobowi przedsiębiorcy mogą odliczyć, 10, których nie mogą, oraz ryczałty, dzięki którym nie musisz zbierać każdego paragonu za paliwo, w tym stawkę za milę, która w kwietniu 2026 wzrosła do 55p. Kwoty dotyczą roku podatkowego 2026 do 2027 i zostały sprawdzone na GOV.UK 4 października 2026 roku.

Jak sprawdziliśmy ten przewodnik

1. Tylko GOV.UK dla zasad. Każda pozycja na obu listach pochodzi z wytycznych GOV.UK o kosztach dla osób samozatrudnionych i o uproszczonych kosztach.

2. Stawki z tego roku podatkowego. Stawki Income Tax (podatku dochodowego) i National Insurance (składek na ubezpieczenie społeczne) to te, które GOV.UK podaje na okres od 6 kwietnia 2026 do 5 kwietnia 2027.

3. Obliczenia, które możesz sprawdzić. Oszczędności to zwykła arytmetyka, pokazana z wyliczeniem.

4. Jednoosobowi przedsiębiorcy i wspólnicy. Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podlegają innym zasadom i nie są tu omawiane.

Zasada stojąca za każdą pozycją

Wydatek podlega odliczeniu, gdy jest kosztem prowadzenia firmy. Jeśli coś służy zarówno firmie, jak i życiu prywatnemu, GOV.UK mówi, że odliczasz tylko część firmową. Jego własny przykład to rachunek za telefon 200 £ rocznie, z czego 70 £ to rozmowy służbowe: odliczasz 70 £.

Przykład z GOV.UK pokazuje, dlaczego to ważne. Przy obrocie 40 000 £ i 10 000 £ kosztów podlegających odliczeniu płacisz Income Tax od 30 000 £, a nie od 40 000 £.

40 kosztów działalności, które możesz odliczyć

10 rzeczy, których nie możesz odliczyć

1. Odzież codzienna. GOV.UK jest stanowczy: garnitury, koszule, sukienki i zwykłe buty nie podlegają odliczeniu, nawet jeśli nosisz je do pracy.

2. Dojazd z domu do pracy. Przejazdy z domu do stałego miejsca pracy się nie liczą.

3. Grzywny i kary. Mandaty za parkowanie i za przekroczenie prędkości płacisz sam.

4. Reprezentacja. Zabieranie klientów, odbiorców lub dostawców na posiłek nie podlega odliczeniu.

5. Prywatna część czegokolwiek. Rozmowy prywatne, prywatne przebiegi, część domu, w której mieszkasz.

6. Pieniądze wypłacane sobie. Twoja własna pensja nie jest kosztem.

7. Opiekunowie i pomoc domowa. GOV.UK podaje jako przykład nianie.

8. Szkolenie do innej firmy. Kurs, by założyć nową firmę lub wejść w obszar niezwiązany z Twoją branżą, się nie liczy.

9. Cokolwiek, jeśli korzystasz z trading allowance. Nie możesz odliczać kosztów w roku, w którym korzystasz z wolnego od podatku limitu 1 000 £ (trading allowance).

10. Koszty eksploatacji pojazdu oprócz stawki za milę. Dla każdego pojazdu obowiązuje jedna metoda albo druga.

Ryczałty, które oszczędzają papierkową robotę

Mile: 55p od kwietnia 2026

Zamiast zbierać każdy paragon za paliwo i z warsztatu, możesz odliczyć ryczałt za każdą służbową milę. Na rok podatkowy 2026 do 2027 GOV.UK podaje 55p za milę za pierwsze 10 000 mil samochodem osobowym lub dostawczym i 25p po przekroczeniu tej liczby. Przed 6 kwietnia 2026 było to 45p. Motocykle: 24p.

Przykład GOV.UK: 11 000 mil służbowych to 10 000 po 55p, czyli 5 500 £, plus 1 000 po 25p, czyli 250 £. Razem 5 750 £. Hydraulik, który przejeżdża 8 000 mil służbowych, odlicza 4 400 £ bez ani jednego paragonu za benzynę.

Trzy warunki. Nie możesz użyć ryczałtu dla pojazdu, na który już odliczyłeś ulgi kapitałowe (capital allowances). Gdy wybierzesz go dla pojazdu, zostajesz przy nim, dopóki używasz tego pojazdu. Nadal możesz odliczać parkowanie, opłaty drogowe i bilety kolejowe.

Praca z domu

Jeśli pracujesz z domu co najmniej 25 godzin miesięcznie, możesz odliczyć stałą miesięczną kwotę zamiast dzielić rachunki:

• 25 do 50 godzin miesięcznie: 10 £

• 51 do 100 godzin miesięcznie: 18 £

• 101 godzin lub więcej miesięcznie: 26 £

Ryczałt nie obejmuje telefonu ani internetu, więc ich firmową część odliczasz osobno. Druga metoda to rozsądny podział rzeczywistych kosztów. Przykład GOV.UK to dom z czterema pokojami, z których jeden jest biurem, i rachunek za prąd 1 120 £: odliczenie wynosi 280 £.

Wolny od podatku limit 1 000 £

Jeśli Twoje łączne koszty są poniżej 1 000 £, prościej może być skorzystać z trading allowance i nie odliczać żadnych kosztów. Jeśli koszty są wyższe, odliczaj koszty.

Ile oszczędza każde 100 £ kosztów

W latach 2026 do 2027 jednoosobowy przedsiębiorca z zyskiem od 12 570 £ do 50 270 £ płaci 20% Income Tax i 6% składki Class 4 National Insurance od każdego kolejnego funta. Powyżej 50 270 £ jest to 40% i 2%.

• Stawka podstawowa: każde 100 £ kosztów podlegających odliczeniu oszczędza 26 £.

• Stawka wyższa: każde 100 £ oszczędza 42 £.

Zatem 4 400 £ kosztów przebiegu hydraulika to 1 144 £ mniej w rachunku przy stawce podstawowej. Zapomniane 600 £ za narzędzia to 156 £. Dlatego ta lista warta jest dziesięciu minut.

Metoda kasowa, sprzęt i co liczy się kiedy

Większość jednoosobowych przedsiębiorców stosuje dziś metodę kasową (cash basis), czyli zapisujesz pieniądze w chwili, gdy faktycznie wpływają i wypływają. Przy metodzie kasowej sprzęt, taki jak narzędzia, laptop czy furgonetka, odliczasz jako koszt. Wyjątkiem są samochody osobowe: odliczasz je przez ulgi kapitałowe albo stosujesz stawkę za milę. Jeśli stosujesz tradycyjną księgowość, sprzęt przechodzi zamiast tego przez ulgi kapitałowe.

Dokumenty: co przechowywać

• Paragon lub wiersz z banku do każdego odliczenia. Zdjęcie paragonu wystarczy.

• Ewidencja przebiegu. Data, skąd, dokąd, w jakim celu i ile mil.

• Notatka o godzinach pracy z domu w każdym miesiącu, jeśli używasz ryczałtu.

• Wszystko przez co najmniej pięć lat po terminie 31 stycznia dla danego roku podatkowego.

Jeśli Twój dochód z samozatrudnienia i najmu przekracza 50 000 £, od kwietnia 2026 obowiązuje Cię Making Tax Digital (cyfrowy system rozliczeń podatkowych HMRC), z cyfrową ewidencją i kwartalnymi aktualizacjami. Nasz poradnik o Making Tax Digital dla jednoosobowych przedsiębiorców wyjaśnia, kto jest objęty i od kiedy.

Jak agent AI pomaga w kosztach

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus i Muse od Meta potrafią wyjaśnić przepis. Agent może zająć się sortowaniem.

• Sortuje wyciąg z banku. Daj mu rok transakcji, a pogrupuje je według nagłówków z tabeli, z listą tych, co do których ma wątpliwości.

• Buduje ewidencję przebiegu. Z Twojego kalendarza lub listy zleceń, z datami i odległościami do potwierdzenia.

• Znajduje to, co pominąłeś. Subskrypcje, ubezpieczenia i opłaty bankowe to zwykłe luki.

• Przygotowuje paczkę dla księgowego. Jeden arkusz i folder z paragonami.

• Przynosi płatne zlecenia. W Jobbit Pro klienci i agent Jobbit wysyłają do fachowców dobrze opisane zlecenia o jasnym zakresie, a płatność klienta jest przetrzymywana na rachunku powierniczym (escrow) przed rozpoczęciem pracy.

• Darmowe kredyty agenta od pierwszego dnia. Nowe konto otrzymuje bonus na start 300 kredytów oprócz 100 darmowych kredytów każdego dnia, bez karty.

• Strona internetowa po uzupełnieniu profilu. Uzupełnij profil Jobbit Pro, a dostaniesz stronę internetową swoich usług z formularzem zapytania.

Więcej narzędzi, które ograniczają administrację, znajdziesz w zestawieniu najlepszych narzędzi AI dla freelancerów w Wielkiej Brytanii.

Twój plan na ten tydzień

• Dzień 1: pobierz rok transakcji bankowych i oznacz każdy koszt firmowy.

• Dzień 2: policz swoje mile służbowe i zdecyduj między ryczałtem a rzeczywistymi kosztami.

• Dzień 3: policz godziny, które co miesiąc pracujesz z domu.

• Dzień 4: sprawdź w tabeli dziesięć pozycji, których nigdy nie odliczałeś.

• Dzień 5: załóż jeden folder na paragony i cotygodniowe przypomnienie o ich fotografowaniu. Potem załóż profil Jobbit Pro i uzupełnij go, by odblokować stronę internetową.

Jeśli nie jesteś pewien, jaką formę masz, nasz poradnik o jednoosobowej działalności a samozatrudnieniu to wyjaśnia, a stawki dzienne freelancerów w Wielkiej Brytanii pomagają wyceniać z uwzględnieniem tych kosztów.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie koszty mogę odliczyć jako samozatrudniony?

Koszty prowadzenia firmy: biuro, podróże, odzież ochronna, pracownicy, towary, ubezpieczenia, opłaty bankowe, honoraria za usługi profesjonalistów, marketing, subskrypcje i szkolenia związane z Twoją branżą. Tabela powyżej wymienia 40.

Jaka jest stawka za milę dla samozatrudnionych w 2026?

Na rok podatkowy 2026 do 2027 GOV.UK podaje 55p za milę za pierwsze 10 000 mil służbowych samochodem osobowym lub dostawczym i 25p po przekroczeniu tej liczby. Przed 6 kwietnia 2026 było to 45p. Motocykle: 24p.

Czy mogę odliczyć lunch jako samozatrudniony?

GOV.UK wymienia posiłki podczas wyjazdów służbowych z noclegiem jako podlegające odliczeniu. Zwykły lunch w normalny dzień pracy to koszt osobisty.

Czy mogę odliczyć ubrania jako koszt samozatrudnionego?

Tylko odzież ochronną, mundury i odzież specjalistyczną albo fartuchy i kombinezony używane wyłącznie do pracy. Odzież codzienna nie podlega odliczeniu, nawet jeśli nosisz ją tylko do pracy.

Czy mogę odliczyć telefon i internet?

Tak, część firmową. Jeśli 35% Twoich rozmów dotyczy pracy, odliczasz 35% rachunku.

Jak długo muszę przechowywać paragony?

Co najmniej pięć lat po terminie 31 stycznia dla roku podatkowego, do którego należą. Zdjęcia i kopie cyfrowe są akceptowane.

Gdzie znaleźć więcej zleceń dla samozatrudnionych?

Załóż darmowy profil Jobbit Pro: 300 darmowych kredytów agenta na start plus 100 dziennie, strona internetowa po uzupełnieniu profilu, płatność przetrzymywana na rachunku powierniczym przed rozpoczęciem pracy i żadnej opłaty, dopóki płatne zlecenie nie zostanie zrealizowane.