Chi phí tự kinh doanh 2026: 40 khoản được khai và 10 khoản không

Đang là tuần cuối tháng Một. Bạn có một túi nilon đầy biên lai, một ứng dụng ngân hàng và tờ khai thuế đòi một con số cho "chi phí được khấu trừ". Bạn khai những khoản hiển nhiên, bỏ qua mọi thứ không chắc chắn, và nộp thuế trên số tiền bạn chưa thực sự kiếm được.

Mỗi £100 chi phí của người tự kinh doanh bạn bỏ sót khiến người nộp thuế mức cơ bản mất £26. Hướng dẫn này liệt kê 40 khoản mà GOV.UK (cổng thông tin chính thức của chính phủ Vương quốc Anh) cho biết cá nhân kinh doanh được khai, 10 khoản không được, và các mức khoán giúp bạn khỏi phải giữ từng biên lai xăng, gồm mức dặm xe đã tăng lên 55p vào tháng 4 năm 2026. Số liệu áp dụng cho năm thuế 2026 đến 2027, được kiểm tra trên GOV.UK vào ngày 4 tháng 10 năm 2026.

Chúng tôi đã kiểm chứng hướng dẫn này như thế nào

1. Chỉ dùng GOV.UK cho các quy tắc. Mọi mục trong cả hai danh sách đều lấy từ hướng dẫn của GOV.UK về chi phí nếu bạn tự kinh doanh và về chi phí đơn giản hóa.

2. Mức thuế của năm thuế này. Thuế thu nhập (Income Tax) và Bảo hiểm Quốc gia (National Insurance) là các mức GOV.UK nêu cho giai đoạn 6 tháng 4 năm 2026 đến 5 tháng 4 năm 2027.

3. Phép tính bạn có thể tự kiểm tra. Các khoản tiết kiệm chỉ là số học đơn giản, kèm cách tính.

4. Cá nhân kinh doanh và thành viên hợp danh. Công ty trách nhiệm hữu hạn theo quy tắc khác và không được đề cập ở đây.

Quy tắc đằng sau mọi mục

Một khoản chi được khấu trừ khi đó là chi phí vận hành doanh nghiệp. Nếu một thứ vừa dùng cho kinh doanh vừa dùng cho đời sống riêng, GOV.UK cho biết bạn chỉ khai phần dùng cho kinh doanh. Ví dụ của chính GOV.UK là hóa đơn điện thoại £200 một năm với £70 cuộc gọi kinh doanh: bạn khai £70.

Ví dụ minh họa của GOV.UK cho thấy vì sao điều này quan trọng. Với doanh thu £40,000 và £10,000 chi phí được khấu trừ, bạn nộp thuế thu nhập trên £30,000, không phải £40,000.

40 khoản chi phí tự kinh doanh bạn có thể khai

10 thứ bạn không thể khai

1. Quần áo thường ngày. GOV.UK nói thẳng: com lê, áo sơ mi, váy và giày thông thường không được khấu trừ, kể cả khi bạn mặc đi làm.

2. Đi lại giữa nhà và nơi làm việc. Các chuyến đi từ nhà đến nơi làm việc cố định không được tính.

3. Tiền phạt và phí phạt. Vé phạt đỗ xe và phạt quá tốc độ là của bạn.

4. Tiếp khách. Mời khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp đi ăn không được khấu trừ.

5. Phần dùng riêng của bất cứ thứ gì. Cuộc gọi cá nhân, quãng đường đi riêng, phần ngôi nhà bạn dùng để ở.

6. Tiền bạn rút ra cho bản thân. Lương của chính bạn không phải là chi phí.

7. Người chăm sóc và giúp việc gia đình. GOV.UK lấy người trông trẻ làm ví dụ.

8. Đào tạo cho một doanh nghiệp khác. Một khóa học để khởi sự kinh doanh mới, hoặc để chuyển sang lĩnh vực không liên quan đến nghề của bạn, không được tính.

9. Bất cứ khoản nào, nếu bạn dùng trading allowance. Bạn không thể khai chi phí trong năm bạn dùng mức miễn thuế trading allowance £1,000.

10. Chi phí vận hành xe cộng thêm vào mức dặm xe. Mỗi chiếc xe chỉ dùng một trong hai phương pháp.

Các mức khoán giúp bớt giấy tờ

Dặm xe: 55p từ tháng 4 năm 2026

Thay vì giữ mọi biên lai xăng và gara, bạn có thể khai một mức khoán theo mỗi dặm công việc. Với năm thuế 2026 đến 2027, GOV.UK nêu 55p một dặm cho 10,000 dặm đầu tiên với ô tô hoặc xe van và 25p sau đó. Trước 6 tháng 4 năm 2026 mức này là 45p. Xe máy là 24p.

Ví dụ của GOV.UK: 11,000 dặm công việc là 10,000 dặm với 55p, tức £5,500, cộng 1,000 dặm với 25p, tức £250. Tổng cộng £5,750. Một thợ ống nước lái 8,000 dặm công việc khai £4,400 mà không cần một biên lai xăng nào.

Ba điều kiện. Bạn không thể dùng mức khoán cho chiếc xe mà bạn đã khai capital allowances (khấu hao tài sản). Một khi đã chọn cho một chiếc xe, bạn giữ nguyên chừng nào còn dùng chiếc xe đó. Và bạn vẫn có thể khai thêm phí đỗ xe, phí cầu đường và vé tàu.

Làm việc tại nhà

Nếu bạn làm việc tại nhà từ 25 giờ trở lên mỗi tháng, bạn có thể khai một khoản khoán hằng tháng thay vì chia từng hóa đơn:

• 25 đến 50 giờ mỗi tháng: £10

• 51 đến 100 giờ mỗi tháng: £18

• 101 giờ trở lên mỗi tháng: £26

Mức khoán không bao gồm điện thoại hay internet, nên bạn khai riêng phần dùng cho kinh doanh của hai khoản đó. Phương pháp còn lại là chia hợp lý các chi phí thực tế. Ví dụ của GOV.UK là một ngôi nhà bốn phòng, một phòng dùng làm văn phòng, và hóa đơn điện £1,120: khoản được khai là £280.

Trading allowance £1,000

Nếu tổng chi phí của bạn dưới £1,000, có thể đơn giản hơn khi dùng trading allowance (mức miễn thuế thu nhập kinh doanh nhỏ) và không khai chi phí nào. Nếu chi phí cao hơn, hãy khai chi phí.

Mỗi £100 chi phí giúp bạn tiết kiệm bao nhiêu

Với 2026 đến 2027, một cá nhân kinh doanh có lợi nhuận từ £12,570 đến £50,270 nộp 20% thuế thu nhập và 6% Bảo hiểm Quốc gia Class 4 cho mỗi bảng tăng thêm. Trên £50,270 là 40% và 2%.

• Mức cơ bản: mỗi £100 chi phí được khấu trừ tiết kiệm £26.

• Mức cao: mỗi £100 tiết kiệm £42.

Vì vậy £4,400 dặm xe của người thợ ống nước đáng giá £1,144 trừ vào hóa đơn thuế ở mức cơ bản. Một khoản £600 dụng cụ bị quên là £156. Đó là lý do danh sách này đáng mười phút của bạn.

Phương pháp tiền mặt, thiết bị và khi nào được tính

Hầu hết cá nhân kinh doanh nay dùng phương pháp tiền mặt (cash basis), nghĩa là bạn ghi nhận tiền khi nó thực sự vào và ra. Với phương pháp tiền mặt, bạn khai thiết bị như dụng cụ, máy tính xách tay hoặc xe van như một chi phí được khấu trừ. Ô tô là ngoại lệ: bạn khai qua capital allowances, hoặc dùng mức dặm xe. Nếu dùng kế toán truyền thống, thiết bị sẽ đi qua capital allowances.

Hồ sơ: cần giữ gì

• Một biên lai hoặc dòng sao kê cho mỗi khoản khai. Ảnh chụp biên lai là được.

• Một sổ ghi dặm xe. Ngày, đi từ đâu, đến đâu, vì sao và bao nhiêu dặm.

• Ghi chú số giờ làm việc tại nhà mỗi tháng nếu bạn dùng mức khoán.

• Giữ mọi thứ ít nhất năm năm sau hạn 31 tháng 1 của năm thuế đó.

Nếu thu nhập từ tự kinh doanh và bất động sản của bạn trên £50,000, Making Tax Digital (chương trình thuế số hóa của HMRC, cơ quan thuế Vương quốc Anh) đã áp dụng cho bạn từ tháng 4 năm 2026, với hồ sơ điện tử và cập nhật hằng quý. Hướng dẫn Making Tax Digital cho cá nhân kinh doanh của chúng tôi giải thích ai thuộc diện này và khi nào.

AI agent giúp gì với chi phí

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus và Muse của Meta đều có thể giải thích một quy tắc. Một agent có thể làm phần phân loại.

• Phân loại bản xuất ngân hàng. Đưa cho nó một năm giao dịch và nó nhóm chúng theo các mục trong bảng, kèm danh sách những khoản nó chưa chắc.

• Lập sổ ghi dặm xe. Từ lịch hoặc danh sách công việc của bạn, kèm ngày và quãng đường để bạn xác nhận.

• Tìm những gì bạn bỏ sót. Gói đăng ký, bảo hiểm và phí ngân hàng thường là những chỗ thiếu.

• Chuẩn bị hồ sơ cho kế toán của bạn. Một bảng tính và một thư mục biên lai.

• Mang việc có trả tiền đến. Trên Jobbit Pro, khách hàng và agent của Jobbit gửi các công việc có mô tả và phạm vi rõ ràng cho chuyên gia, và tiền của khách được giữ trong escrow (tài khoản giữ tiền trung gian) trước khi bạn bắt đầu.

• Credit agent miễn phí từ ngày đầu. Tài khoản mới nhận 300 credit thưởng khi đăng ký cộng 100 credit miễn phí mỗi ngày, không cần thẻ.

• Một website khi hồ sơ hoàn tất. Hoàn thiện hồ sơ Jobbit Pro và bạn có một website cho dịch vụ của mình kèm biểu mẫu liên hệ.

Để biết thêm công cụ giảm việc giấy tờ, xem các công cụ AI tốt nhất cho freelancer ở Vương quốc Anh.

Kế hoạch của bạn cho tuần này

• Ngày 1: tải về một năm giao dịch ngân hàng và đánh dấu mọi khoản chi cho kinh doanh.

• Ngày 2: tính số dặm công việc và chọn giữa mức khoán và chi phí thực tế.

• Ngày 3: đếm số giờ bạn làm việc tại nhà mỗi tháng.

• Ngày 4: kiểm tra bảng để tìm mười mục bạn chưa bao giờ khai.

• Ngày 5: lập một thư mục cho biên lai và một lời nhắc hằng tuần để chụp ảnh chúng. Sau đó tạo hồ sơ Jobbit Pro của bạn và hoàn thiện để mở khóa website.

Nếu bạn chưa chắc mình thuộc loại hình nào, hướng dẫn cá nhân kinh doanh và người tự kinh doanh của chúng tôi sẽ làm rõ, còn giá theo ngày của freelancer ở Vương quốc Anh giúp bạn định giá có tính đến các chi phí này.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể khai những chi phí nào khi tự kinh doanh?

Chi phí vận hành doanh nghiệp: chi phí văn phòng, đi lại, quần áo bảo hộ, nhân viên, hàng tồn kho, bảo hiểm, phí ngân hàng, phí chuyên môn, tiếp thị, gói đăng ký và đào tạo liên quan đến nghề của bạn. Bảng ở trên liệt kê 40 khoản.

Mức dặm xe cho người tự kinh doanh năm 2026 là bao nhiêu?

Với năm thuế 2026 đến 2027, GOV.UK nêu 55p một dặm cho 10,000 dặm công việc đầu tiên với ô tô hoặc xe van và 25p sau đó. Trước 6 tháng 4 năm 2026 là 45p. Xe máy là 24p.

Tôi có thể khai bữa trưa khi tự kinh doanh không?

GOV.UK liệt kê bữa ăn trong chuyến công tác qua đêm là được khấu trừ. Một bữa trưa thông thường trong ngày làm việc bình thường là chi phí cá nhân.

Tôi có thể khai quần áo như một chi phí tự kinh doanh không?

Chỉ quần áo bảo hộ, đồng phục và quần áo chuyên dụng, hoặc tạp dề và quần áo lao động chỉ dùng cho công việc. Quần áo thường ngày không được khấu trừ, kể cả khi bạn chỉ mặc đi làm.

Tôi có thể khai điện thoại và internet không?

Có, phần dùng cho kinh doanh. Nếu 35% cuộc gọi của bạn là cho công việc, hãy khai 35% hóa đơn.

Tôi cần giữ biên lai bao lâu?

Ít nhất năm năm sau hạn 31 tháng 1 của năm thuế mà chúng thuộc về. Ảnh chụp và bản sao số được chấp nhận.

Tôi có thể tìm thêm việc tự kinh doanh ở đâu?

Tạo hồ sơ Jobbit Pro miễn phí: 300 credit agent miễn phí khi đăng ký cộng 100 mỗi ngày, một website khi hồ sơ hoàn tất, tiền được giữ trong escrow trước khi công việc bắt đầu và không mất phí cho đến khi một công việc trả phí hoàn thành.